Avsnitt 3: Ta fram RFP inför ERP-förnyelse – låt oss vara lugna och fokuserade

I de tidigare kapitlen har vi tagit reda på att vi verkligen behöver för att genomföra ett ERP-projekt och vilka processer det nya ERP-systemet måste täcka. Nu måste vi ta reda på vem som är den bästa danspartnern och vilken typ av dansskor de bör ha på sig. Dansskorna representerar själva ERP-kärnprogramvaran och de extra delar av programvaran som leverantören kommer att använda.

Jag har sett många olika sätt att hantera RFP (Request for proposal)-fasen. Både miljonprojekt som är köpta baserat på bara ett par bilder och små projekt där RFP-excelarket kan innehålla hundratals, eller i värsta fall tusentals, krav. Här är nyckeln att hitta den väsentliga informationen. Om du överöser dina potentiella leverantörer med onödig information finns det en hög risk att de missar de centrala idéerna. Så, när du skapar RFP:en, försök att belysa de mest väsentliga delarna. Läs mer om 5 saker du bör tänka på innan du startar ditt ERP-projekt här.

I ett fall var kundens RFP endast inriktad på produktion, men det framgick också att GL, FA, AR och AP skulle användas. När jag frågade kunden om kraven sa de att de litar på att systemet har alla nödvändiga funktioner eftersom de har varit en långvarig aktör på marknaden. Projektet levererades i tid och finansdelen fungerade också.   

Att hitta de viktigaste sakerna kan vara en av de svåraste sakerna att göra. Det kan vara oerhört svårt för företagets nyckelpersoner att veta vilka centrala saker som behöver lyftas fram. Om du har arbetat länge i företaget kan du ha förlorat förmågan att utvärdera den här typen av saker. Jag rekommenderar starkt att ni tar hjälp av ett externt företag för att skapa RFP:en. Detta är ett extremt viktigt jobb, eftersom det kommer att vara det första steget mot starten av projektet. Om du börjar springa i fel riktning kommer du att befinna dig längre från målet än när du började. Det är heller inte ovanligt att RFP:en omprövas under projektutförandet av projektimplementeringsteamet när de försöker ta reda på om något är en förändring från den ursprungliga överenskomna omfattningen eller inte.  

Jag rekommenderar också att du börjar prata öppet med potentiella leverantörer om ditt kommande projekt. Var så öppen som möjligt eftersom du i vissa fall kommer att få bra idéer från dem och genom att prata med deras referenser. Även i detta tidiga skede kan detta ge upphov till giltiga punkter som måste beaktas. Jag tror starkt på leveransteamet och lägger inte så stor vikt vid referenser på företagsnivå. Visst kan de ge dig en uppfattning om tidigare projekt och hur bra de gick, men om de konsulter du tar in i ditt projekt inte har arbetat med dessa projekt kommer referenserna inte att säga dig så mycket. Läs mer om vad som händer när ERP-systemet ska förnyas här.

Prata med nyckelpersonerna från alla leverantörer. Till exempel är projektledaren och arkitekten nyckelpersoner för ett lyckat projekt. Kom bara ihåg att du inte letar efter någon att fiska med (det kan du om du vill, men det är en extra bonus). Du vill ha ett team med rätt blandning av färdigheter och passion för ditt projekt. Var inte rädd för nya konsulter, se bara till att de har tillräckligt med seniorstöd i leverantörsteamet. Du kan också be om personliga referenser, eftersom byte av en nyckelperson mitt i projektet kan leda till en enorm huvudvärk som är bäst att undvika. 

När du äntligen får svaren på RFP:erna ska du läsa dem noggrant. Jag kan inte nog understryka detta, eftersom kundernas CxO:er i många fall bara skummar igenom sammanfattningen på grund av sitt extremt upptagna schema med dagliga affärsangelägenheter. Det som kan hända är att de tar en titt på priset och sen går hem. Ganska ofta har jag stött på diskussioner senare i projektet om varför en viss metod valdes? Vanligtvis finns orsaken i RFP-svaret och godkändes av kunden utan att denne helt förstod vad det innebar. Läs mer om tecken på att det är dags att byta ERP här.

Håll också leverantörerna uppdaterade om vad som händer och be, om möjligt, om ändringar i RFP:en om du märker att de har missförstått något eller inte gillar några av idéerna som de har presenterat. 

Vid utvärdering av RFP:er tror jag att den bästa metoden är att ge leverantören tillräckligt med tid för att grundligt förklara sitt förslag ansikte mot ansikte, se deras färdplan, höra deras farhågor och motivera priset. Beroende på vilken typ av RFP det gäller kan det vara svårt att jämföra förslagen, eftersom olika tekniker fungerar på olika sätt.