Det är inte alltid som svaret på digitaliseringens ökande krav stavas centralisering, stordriftsfördelar och synergieffekter. I Axstores fall var vinsten istället att avveckla den centrala IT-verksamheten och fördela den på de tre koncernbolagen Kicks, Lagerhaus och Åhléns. När Axstores tog hjälp av Midagon (tidigare Kontract) fick de hjälp med en struktur för programmet både vad gäller teknisk kompetens och ledningsstruktur.
Axstores har under en längre tid velat förflytta IT-verksamheten från det centrala bolaget till respektive koncernbolag. För att kunna genomföra det behövdes en struktur för såväl det tekniska som systemöverlämningen. 2016 togs det formella beslutet att dela upp IT-verksamheten och -resurserna, och en förstudie för projektet kunde genomföras.
2017 anlitades Midagon för att granska förstudiens resultat, göra en förberedande analys och planera för hur separationen på bästa sätt skulle organiseras och genomföras. När planeringen var gjord anförtroddes Midagon med att projektleda IT-separationen och enskilda projekt inom programmet.
Midagon (tidigare Kontract) var en viktig del i separationen. De ledde bland annat det största projektet och utan den projektledaren hade vi aldrig klarat av det här projektet, säger Hanne Rubino, CIO på Axstores.
”Det har varit otroligt värdefullt för oss att arbeta med Midagon (tidigare Kontract). Deras heltäckande kompetens inom både teknik, management, projektledning och erfarenhet från andra projekt var precis vad vi behövde och en förutsättning för att lyckas i detta stora och komplicerade projekt.”
Utifrån den förberedande analysen rekommenderade Midagon en struktur för separationen och tog fram en metod för hur hela programmet skulle gå till. Syftet med separationen var att ge bolagen möjlighet att utveckla sina egna digitala projekt och lösningar, som bättre skulle kunna anpassas efter varje verksamhets egna förutsättningar, behov och förhållanden och därmed möta kundernas krav i respektive kedja. Med egen styrning och eget ansvar över sin egen IT kan respektive bolag också ta bättre ansvar för sin egen affär.
Inom programmet, som döptes till "IT Oberoende", startades projekt i respektive bolag för att ta över alla resurser, från personal till infrastruktur och system. Det långsiktiga målet var att det inte skulle finnas någon IT kvar alls i Axstores.
Arbetet med att separera en IT-verksamhet innebär samma behov av projektledning, teknisk arkitektur och förändringsledning som ett sammanslagningsprojekt.
En ytterligare dimension i utmaningen var att mottagarorganisationerna var tvungna att byggas upp parallellt med programmet. Ofta fanns det inte någon mottagarorganisation från start. En mängd projekt startades som alla var beroende av varandra, och från centralt håll var man beroende av att det fanns någon som kunde ta emot.
Det var från start oerhört viktigt att kommunicera ut vad de olika projekten ansvarade för och hur man ska kommunicera. Därför togs en kommunikationsplan fram redan i projektets uppstartsskede.
Ett projekt av den här naturen har alltid utmaningar initialt. Den enkla frågan "hur gör vi det här?" eller "hur går vi till väga?" går inte att svara på men måste på något sätt besvaras. I fallet med Axstores fanns det en mängd resurser som antingen skulle lämnas över eller tas bort, men innan mottagarorganisationerna fanns på plats och hade tagit beslut om vilka resurser de ville ta över kunde projektet inte veta vilka resurser som skulle flyttas. Midagon löste utmaningen genom att utarbeta en tydlig och strukturerad metod, som sedan följdes mer eller mindre fullständigt oavsett om det gällde stort eller smått. På så vis kunde arbetet utföras systematiskt steg för steg och hela tiden hållas rullande. För att hålla uppe farten fick Midagon också ligga på mottagarorganisationerna för att få till beslut om det som skulle flyttas, och jobba utifrån det.
Vi hade sedan tidigare beslutat att gå mot bolagsunik IT, och velat hitta en bra lösning för det. Midagon (tidigare Kontract) har hjälpt oss med strukturen för programmet och en stor del av projektledningen och även mycket proaktivt arbetat för att se till att resultatet blev bästa möjliga.
Resultatet av hela IT-separationen blev att de allra flesta delar fördelades ut till de olika organisationerna och att ett mindre antal kunde avvecklas helt.
Midagon bidrog med unik kompetens inom både ledning och teknik
Tack vare att Midagon arbetade fram en unik metod för att genomföra IT-separationen kunde arbetet föras i hamn på ungefär ett år, trots att ingen från start där och då visste hur arbetet skulle gå till.
Midagons erfarenhet av såväl förändringsledning som teknisk kompetens gjorde att Axstores kunde känna sig trygga hela vägen från start till mål och inte behövde överutnyttja interna resurser för att springa på brandkårsutryckningar.
Det har varit otroligt värdefullt för oss att arbeta med Midagon (tidigare Kontract). Deras heltäckande kompetens inom både teknik, management, projektledning och erfarenhet från andra projekt var precis vad vi behövde och en förutsättning för att lyckas i detta stora och komplicerade projekt.